Zasady reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkiem zarządu

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W przypadku gdy wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu (spółka jednoosobowa), czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Zakres przedmiotowy pojęcia sporu i umowy

W opisywanym przypadku chodzi o wszelkie umowy i spory pomiędzy spółką a członkiem zarządu, zarówno związane z pełnioną przez niego funkcją (np. dotyczące odpowiedzialności za wyrządzenie szkody), jak i te, które nie są związane z wykonywaniem funkcji członka zarządu, lecz w których członek zarządu występuje jako osoba trzecia wobec spółki (np. w zakresie łączących spółkę i członka zarządu umowy sprzedaży czy umowy dzierżawy). Pojęcie „sporu” należy więc rozumieć dość szeroko. Obejmuje ono nie tylko klasyczny proces sądowy, ale w zasadzie każde postępowanie, niezależnie od charakteru prawnego, w tym postępowanie nieprocesowe, postępowanie administracyjne, postępowanie przed sądem polubownym, postępowanie mediacyjne, a nawet postępowanie przedsądowe.

Cel regulacji: ochrona interesu spółki i unikanie konfliktu interesów

Celem wprowadzenia przepisu jest przede wszystkim ochrona interesu spółki, a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli na wypadek potencjalnego konfliktu interesów, który może się ujawnić w sytuacji, gdy w umowie (oraz w sporze) między spółką a członkiem zarządu członek zarządu zawiera umowę „sam ze sobą”. Chodzi zatem o sytuację, gdy po obu stronach umowy występują te same osoby, bądź gdyby spółkę miał reprezentować inny członek zarządu. Możliwa w takim przypadku kolizja interesów między spółką a indywidualnym interesem członka jej zarządu rozstrzygana jest na korzyść spółki poprzez wyeliminowanie możliwości działania członka zarządu, a spółkę w takiej sytuacji powinna reprezentować rada nadzorcza lub specjalny pełnomocnik.

Kto może zostać pełnomocnikiem zgromadzenia wspólników?

W kontekście pełnomocnika często uwypukla się, iż przepisy nie przewidują wprost ograniczeń podmiotowych co do osoby, która może zostać ustanowiona pełnomocnikiem do reprezentacji spółki w umowach i sporach z członkami zarządu. W związku z tym pełnomocnikiem może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Pełnomocnictwo może zostać także udzielone jednemu z członków rady nadzorczej. Zasadnicze wątpliwości budzi jednak dopuszczalność udzielenia pełnomocnictwa jednemu z członków zarządu. W literaturze przedmiotu przyjmuje się, że udzielenie pełnomocnictwa członkowi zarządu jest niedopuszczalne, ponieważ prowadzi do obejścia prawa.

Specyfika spółki jednoosobowej i wymóg aktu notarialnego

Nie sposób też nie wspomnieć, iż wystarczającą ochronę przed naruszeniem interesów spółki jednoosobowej, a zwłaszcza osób trzecich, stanowi wymóg zachowania formy aktu notarialnego dla czynności prawnych między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką oraz nakaz zawiadomienia przez notariusza sądu rejestrowego o każdorazowym dokonaniu takiej czynności. Co jednak bardzo istotne – niewykonanie przez notariusza obowiązku zawiadomienia sądu rejestrowego nie ma wpływu na ważność czynności prawnej. Skutkiem naruszenia wymogu zachowania formy aktu notarialnego jest z kolei nieważność czynności prawnej. Na marginesie: wymogu zachowania formy aktu notarialnego nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca elektronicznego, przez co odpada powyższa funkcja kontroli prewencyjnej (zagadnienie to może jednak stanowić przedmiot odrębnych rozważań).

Powyższy wpis nie jest opinią prawną. Poszczególne sprawy należy rozpatrywać w sposób indywidualny, uwzględniający realia i potrzeby zainteresowanych. Zachęcam Państwa do kontaktowania się z radcą prawnym.

Współpracuję ze spółkami kapitałowymi, w tym z sp. z o.o. Chętnie pomogę i doradzę również Państwu. Przygotuję niezbędną dokumentację. Mogą się Państwo ze mną skontaktować telefonicznie: +48 669 361 347 oraz mailowo: kontakt@wojciechroczek.pl.